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子彈筆記|Agenda筆記術:日誌篇

閱讀成本 7 分鐘 #子彈筆記

開始寫子彈筆記運用的經驗,是因為過去幾個月,都會不時地花很多時間,找尋 App 看看有沒有超級好用的,漸漸發現,沒有最好用的工具,重點如何建構自己的系統。而邊整理邊分享的方式,正好讓我產生持續進步的空間。

相比於子彈筆記(Bullet Journal)的設計者 Ryder Carroll,在書中其實非常推崇使用「紙本」筆記的方式,我是使用數位筆記的方式,以 Agenda 為主要的工具。

自己使用了一段時間的子彈筆記,其實失敗的經驗遠超過成功,花了很多時間,漸漸地找到了符合自己生活與心理狀態的使用方式。發現跟以前比較起來,心裡負擔變小且生活更有效率,所以打算要慢慢跟大家分享系統裡面的心法與做法。

之前,我有提到搬離 Notion 改使用了三個 App,但我心中一直有一種「想要所有事情都在一起的」想法,揮之不去,正巧呼應子彈筆記的概念。

漸漸發現,完成這個想法最適合的地方,就是「日誌」。

Agenda 中日誌結構概覽
Agenda 中日誌結構概覽

讓行動輕而易舉

經過自己檢視,我發現不斷地切換 App,其實無形之中消耗了很多精力,因為大腦要一直思考,放在哪裡最好。加上我喜歡有次序,甚或是有點完美主義傾向,思考的過程其實非常耗神。

原子習慣一書中提出,建立好習慣有一個重點就是「讓行動輕而易舉」,正是我這次做日誌改革的原因。

因此,我開始實驗,將「日誌」設定為一天中生活與工作的唯一頁面,不隨便地跳頁,也不會任意地切換到不同 App 去做「筆記」這件事情。

配合上 Agenda 高度整合 Apple 原生的日曆(Calendar)還有提醒事項 (Reminder),更是相得益彰。

實驗過程中,心情上經過了一個很大的重整。第一步,是回去檢視到底一天除了規劃與回顧兩大項目外,有哪些事情會讓我無法專心在一個頁面,分散我的注意力。

我發現有幾個主要項目:

為整合這些項目,不同的筆記架構衍生而出。同時,我發現裡面有許多小技巧,能夠不斷的累積成就感或釋放大腦空間,讓我得以持續實驗下去。

任務安排

筆記/隨想/會議記錄

時間規劃/時間紀錄

重要事項提醒

在推遲跟完成間找到平衡

OKR 書中有提到,大部分我們設定的項目,平均大概能達到 70%,這個概念,釋放了過去那個被「完美」這兩個限制的自己。

以往,我的子彈筆記裡面充滿著不同的推遲任務,中間有一段時間我很不喜歡子彈筆記,因為打開筆記,一種我是個拖延狂的感覺不自覺升起,不僅沒有成就感,還有對自己的不耐煩,讓我更不想要看日誌裡面的筆記。

實驗的過程中,在修正的時候,發現我只寫下了終極的目標,錯把目標當成了任務,在目標跟任務之間,是需要細細的分割。

「任務」這個項目,是最好累積成就感的機會,細緻的每一個工作細節寫下,不斷勾選那些已經完成的項目,那種完成著進步感,取代了綿延不絕的沮喪。

釋放大腦壓力減少判斷阻力

如上所述,一直想要使用 App 紀錄事情、管理任務,是件非常傷神的事情。還有另外一件傷腦的事情,就是沒把腦中想到的事情記錄下來。

因為自己喜歡所有事情都有組織,覺得記東西就是要很好的架構、有系統,讓我不喜歡隨手記,討厭「隨便」記的感覺。但我忽然意識到,很多記錄下來的事情,是不值得被保留,或是沒有保留的必要。

我實驗了幾次,很多記下來的東西,既沒有拿來回顧,也沒有再次運用。

就像很多事情沒有記錄下來,大腦也會忘記一樣,我們根本就沒有辦法一瞬間處理這麼多事情,反過來說,並不是每一件事情都需要被記錄跟處理。

因此,日誌可以成為一個很好的暫存區,把所有東西都先塞進去,然後透過「檢視」去蕪存菁,一方面立即當大腦減壓,同時又能夠在能量充足的時候做選擇。

放入時間元素找到極限

「時間」是我最晚放進去的元素,原本預設自己彈性很大,信手捻來就可以處理不同的任務。經歷過幾次的掙扎與失敗,才發現,彈性跟時間根本就是兩個獨立事件

有被放進時間段的任務,執行的可能性會大幅提高。

這幾天的實驗,因為增加了時間這個,任務被完成的機率大幅提昇,除了知道哪個時間要做什麼之外,因為明確的時間段,讓我能更準確的進行能力評估。我會盡量留下足夠的時間,確保上午的事情要完成,其他的就放到下午。

如果不是一個時間段能夠完成的,那就要回頭去把任務在更加的細分,以防止自己又要面對任務不斷推遲的情況。等於跟任務設計上,產生了一個相輔相成的「正向循環」。

Agenda 日誌的範本
Agenda 日誌的範本

功能與符號整理

在結構設計之外,子彈筆記還有一個重點是「符號」的使用,我個人認為,在這一點上數位與紙本的差距就拉開了。App 的特性,可以結合 App 功能跟符號,比單只有符號的情況能產生更多種的運用

Agenda 的創作者不斷強調這是一個筆記(note-taking)工具,不是任務管理工具(task management),不過在融合子彈筆記的概念後,許多提供的功能與符號的相得益彰。

以下是我在設計「日誌」上面,使用的功能與符號,交叉運用的技巧。

筆記狀態改變

日誌筆記任務編排符號
日誌筆記任務編排符號

任務推移

筆記歸檔

日誌筆記符號樣式
日誌筆記符號樣式

小結:子彈筆記幫助的是工作也是生活

子彈筆記除了幫助自己完成工作項目外,很多時候是為了舒緩大腦負載及心理的壓力。剛開始使用子彈筆記的時候,一直都只有把工作項目放上去,結果當沒有工作的假日,系統就會面臨崩潰,等到下一個工作日,還有花時間復甦。

後來總算知道,一套系統如果只能管理工作的事情,既不實際也無法實用,既然想要做到最省裡的方式,把所有事情都集中在一起管理,區分工作與生活兩段,是跟自己特性、惰性相違背的。

實行幾週下來,發現日誌愈寫愈有趣味,看著系統漸漸地成形,並且經過使用不斷的有更新,令人躍躍欲試並期待,持續與子彈筆記激盪出不同的火花。

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