Will
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Jan 21, 2020 閱讀成本 6 分鐘

學鋼鐵人打造 Jarvis,創造你的數位助理

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一個不離身的手機,正是最適合幫助自己打造個人助理的載具,因為具備了「時時在身邊」的特性,這一系列文章的開頭,想要分享近期在思考工作模式轉變,並且使用身邊的數位工具,我是怎麼想的。

最近唸了一本書在談時間管理的,裡面提到了一個觀念叫做「時間股利」,核心思想就是現在的經營、做法,會讓自己未來的時間增加,如同大家熟悉的存款觀念,你把一筆錢放入銀行,之後錢會變大。

但這裡強調不僅僅只是物理面有形的時間多了出來,還包含了心裡面的所提到的,感覺自己的時間足夠。(想看更多的內容,大家可以去翻閱《要忙,就忙得有意義》)

有幾個方法可以幫助創造出時間股利,其中一個就是培養出一個好助理。

可是,我們並不是大公司的老闆,多數人在金錢上也並沒有太多的餘裕,能夠請一個人陪在身邊打理大小事情,那找到一個好的助理不就是一句,根本沒有辦法在現實生活上實用的空話?不過,隨著時代演變,加上數位工具的發達,其實對我來說,這裡的好助理,不必然要是由人來擔任。

因為在數位時代,你身上或許已經具備了,那些有一個好助理基本條件了!

什麼樣叫做一個好助理?

在問題開始之前,當然要先對自己心目中的好助理定義一下,先來列出,到底什麼樣的助理是一個「好助理」呢?

  1. 能夠在適當的時間做到提醒的功能;
  2. 協助整理雜亂的事情變得井然有序;
  3. 最好能夠主動幫我完成一些瑣碎的事情。

當然如果真的要一個助理,一定有更多的事情可以做,例如幫我訂便當、安排會議房間、整理桌面等等,但認真思考後,以時間管理的觀點來看,會發現:「助理不是為了替代我們做事情,而是讓我們把時間用得更有效率。

不如,如果沒有一個助理我們就不是打掃、不吃飯或者不能夠自己組織生活了嗎?

這邊有一個很好的案例,就是鋼鐵人的助理 Jarvis,一個擬人化的角色,但發號施令的人還是鋼鐵人自己,但每一個關鍵時刻 Jarvis 總是能夠透過已經記錄下的事情,鋼鐵人過往的經驗,提供適時的建議以及方案。

當然,在有限的資源下,我們沒有辦法開發出如同 Jarvis 一樣強大的人工智慧數位助理,但我們卻可以用同樣的概念,找到適合的應用軟體,來幫助我們完成「打造個人數位助理」的目標。

而這有一個很大但對現代人來說並不困難的前提,就是需要一個隨身帶著走的數位裝置。如果你現在環顧四周,或者掏一下口袋,有找到嗎?

沒錯,那就是善用「智慧型手機」。

讓手機變成你的個人助理

因為不確定正在看文章的你是否是智慧型手機使用者,所以特別要聲明,這一切的起跑點就是先擁有一台智慧型手機,不限機型。

手機有許多好處,其中最好的一個重點就是「不離身」。在過往的時代,你很難想像有一個人會 24 小時的陪在你身邊,隨時提醒你下一步要做的事情,或者讓你想問問題的時候,能夠快速的找到答案。

現在,手機幾乎可以扮演好這個角色,只要你在一個連上網路的環境之中,他就能成為萬事通。更甚者,你可以透過大廠牌的語音助理,例如 Apple Siri、Google Assistant,讓你不用拿起手機,就可以完成許多操作。

分享個小秘密,我自己常常都是透過 Siri 在睡前設定鬧鐘,睡到一半醒來,也透過語音的方式,讓「她」為我報時。

「從不離開」這個觀念看似很理所當然,導致的結果就是容易忽略去妥善使用這個特性。很多時候,我們習慣拿起來 LINE 一下、打個遊戲、講的電話,試想你會 24 小時都跟別人連絡嗎?也很難 24 小時目不轉睛的盯著螢幕打電話?講電話可能更是稀少。

但 24 小時中,一定會有不定時需要整理的跳出來的事情。

過去很多時候,我們仰賴的是大腦幫助我們記憶,或者是其他的記憶工具,例如紙本的筆記本等等,但現在有了手機,這樣的操作更加方便。

重點是,我們選擇一個好的 App 來使用。關於怎麼選擇 App,可以參考我之前寫過的【我怎麼選擇 App〈一〉如何選擇一個不完美的來用?】,而在數位助理方面,我經過幾次的實驗,最後定下來使用的是最近一、兩年,逐漸有許多愛好者的「Notion」。

用 Notion 打造數位助理

我已經使用 Notion 大概一年的時間,近半年來逐漸地開始廣泛使用,關於 Notion 的使用方法,其實可以有一系列的文章分享。網路上文章也漸漸變多,大家都可以廣泛參考一下。

很多人把 Notion 跟筆記本 App 來比較,但就我個人體驗上,Notion 嘗試創造的不僅僅只是筆記本的應用,而是一體的工具,這也是開發者在網站上,開宗明義就講明的第一步。把大部分的工作,都交給 Notion 來做。

As a first step, we are blending much of your workflow into an all-in-one workspace.

在這樣的情境之下,再回頭去看上面我說明的對於助理的需求,經過自己這半年的使用經驗之後,要成就一個數位助理,Notion 將是一套我很推薦的軟體,因為他把時間表、筆記、圖片等等都可以整合在一起。

之前我也有使用過 Bear、MWeb 等等,但最後總是發現有不合用的地方,不過使用 Notion 到現在,大致上來說是相對滿意的,畢竟我們是不能夠找到一個完美的 App,但在一步步的使用中,我們可以把所發現的事情透過不同的方式補足的話,就是實用的工具。

這一些基本上手機內建的許多程式合在一起,其實也做得到,還不用安裝軟體或者付費訂閱。以 iPhone 使用者來說,有內建的備忘錄(Notes)、提醒事項(Reminders)、還有 iWork(Pages、Numbers、Keynote)的免費套裝可以使用,感覺一定是強大且豐富。但很重要一個關鍵在於「整合度」,根據我自己的經驗,如果分散在各地,即使同步的很好,但管理其實是一個大麻煩。

畢竟如果是請助理,你也不希望請很多個人,然後每個人只負責一部分的事情,在花時間每天開圓桌會議彼此交流吧!雖然薪水可能較低,但就時間效益的觀點來看,不僅沒有累積出時間股利,反而會創造時間的耗損。

關於 Notion 我個人的體會與經驗,預計之後陸續放上來跟大家分享。

小結:創造自己的數位助理

在數位的年代,很多人都會被取代,這是一句常常聽到的話,其實我每次聽到都覺得很有危機感。但如果換一種思考模式,變成:「在數位的時代,很多人可以做的事情,可以用數位工具取代。」就能夠發現「事」可以被取代,但人還是有不可或缺性。

以前我們想到很多雜事,就會很希望能有有一個統一的控制中心,幫助我們管理,也適時的提醒我們該做什麼。智慧型手機的出現,加上善用 App,正好有機會填補滿這個空缺。

Notion 是有提供免費方案的,如果你是學生、教師或者擁有 .edu 電子信箱,可以申請教育方案使用,等同於免費使用絕大部分的功能,並且儲存的內容沒有上限。相關的申請、教育方案等等,網路上中、英文資源甚多,大家可以自己找找看。

下面列出系列文章,方便有興趣的朋友點擊閱讀:

文章於 Jun 14, 2020 更新

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