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生活駭客|找了一個多星期,終於我發現專案管理的真諦!

閱讀成本 4 分鐘 #數位助理 #筆記術 #Agenda #SimpleMind #專案規劃 #個人經驗 #心得

每一天,花了一、兩個小時,就在 Mac、iPad、iPhone 的 App Store 不斷地尋找,還記得有幾天都是捨不得睡覺的情況,不過,在每天總覺得找到了想要的,透過免費試用的時候,又瞭解到這不是我的。

期間,也花了一筆錢真的買了軟體(MindMaster Perpectual License),卻也還是經歷了一次次覺得不適合的失敗心情。

一、工具從來都不是重點

那一個星期的時間,我一直覺得,要做好專案管理,一定是我們可以有一個好的工具,一開始的發想,去找一個「甘特圖」,那是我唯一還沒有定下來使用。

加上我自己已經習慣使用的心智圖當作規劃模組,心裡想著,要完成專案管理,就是有一個工具,把心智圖跟甘特圖都弄好,可以一次看到完美的檢核項目,就是跨出來了一大步。

後來用了大概五款以上的圖表製作工具,最終我失敗了。

即使把所有的東西都放上去,我還是沒有覺得好用,甚至開始會嫌棄有哪些功能不好,不足夠等等。

我已經有了常常在用的筆記軟體,也有了心智圖的繪製軟體,卻找不到一個用起來上手的甘特圖軟體?充滿的失敗的挫折感。

看了很多評論,大家都覺得好用,但我卻用起來都不順手,不是跟我自己架構好的系統沒有辦法整合,就是軟體設計上面,並沒有帶給我足夠好的使用經驗。

大概就這樣過了一個星期,從不同的軟體中(QuickPlan、Xmind、MindMaster、Ayoa、MindManger 等)體會到,原來工具根本都不重點。

我從來沒有思考過專案管理到底是在做什麼。最後,我放棄執著在甘特圖工具,而認真思考,為什麼大家講到專案管理就要甘特圖。

然後基於甘特圖的概念,慢慢的一步步拆解專案管理到底是什麼。

二、專案管理,其實是一種連結元素的能力

一個專案裡面會充滿的很多不同的要素,基本上就有「人、事、時」三個大基礎元素,甘特圖的就是把這三個元素都放在一起的工具。

想到這邊,第一個解開的結,不論使用何種工具,三個元素仍是需要被定義且放上去的。

三、專案管理,其實是一種追蹤進度的能力

延續上面的三個元素,有了明確的定義,第一步就是回來看,這三個元素的連結,會幫助可行動項目的推進,下一步,就是怎麼去追蹤進度。

關於進度,我自己最喜歡的詮釋是:把一連串小小的事情,一個個做完。我近期在看 OKR 的書籍時,也有異曲同工之妙。

當我們把可行動的項目列出來,一個個去完成的時候,就是在完善進度。近一步的,讓我們去把事情完成。

四、專案管理,其實是一種完成事情的能力

既然有了進度規劃,一步步地把可行事項做完之後,理論上所要做的事情就會被完成。這是一個很棒的推論,但很多時候可能會發現,並不盡然。

當我們在進行一個專案的時候,一開始一定不夠完備,所以後面要做的事情都會不斷地延伸出來。

所以,當我們要做到「完成事情」這個終極目標時,內心要有很明確對於「完成」的定義,我自己下的判斷是「當一件事情有明顯的產出」,就是這件事情完成的時候。

這樣可以避免一件事情因為不斷的更新,沒有完成的感覺。

人的心理是需要有「完成」的感覺的,因為這會有一種成就感,然後累積往下做的能量。

所以專案管理另外一個要素,就是要能夠不斷讓人感覺到「完成」,堆疊美好的經驗,持續地保持對專案的任情。

五、專案管理,其實是一種檢核成長的能力

根據 OKR 書裡所說的,當關鍵結果(Key Result)不斷的被完成之後,目標(Obejective)就會被達到。而多數時情況,其實我們可能只能完成六至八成的關鍵結果,卻也得以達成目標。

但經過這幾個月筆記術時間管理等書籍閱讀跟自我實驗的洗禮,除了推進之外,最重要的是檢核。

當我們回頭看,會知道怎麼可以做的更好。

這一點,過去我做得非常不足,但漸漸的開始練習要做「覆盤」這個動作,在很多工作或學習的技術上面,都有說整理與回顧的重要,這也是我最近體會到的。


所以,其實專案管理就是一個循環的體系,從一開始的三大要素互相關聯,一直走到最後一步,這是一個動態的過程,隨時都會發生變動,這樣的變動必然會存在,因為事情不斷的往前延伸

當慢慢理出這些頭緒之後,再轉頭看,花了這麼多時間找專案管理的軟體,不如透過自己的心法在數位的環境上,佈建屬於自己的專案管理方式。

先在前面講,我透過心智圖、筆記跟日曆,去完成了自己的專案管理系統,目前正在一步步的實驗中,使用的軟體是 SimpleMind、Agenda 跟 Google Calender (iCal) 這三個交互關聯去做的。

目前心中有個計劃想分享這個結構,之後陸續上架文章。下次見!

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我把這一系列文章整理在下面,有興趣的朋友可以點擊閱讀:

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