劉典宓
劉典宓
Jan 21, 2018 閱讀成本 4 分鐘

那一天,我清掉所有待辦清單

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沒有清空的待辦事項,就是一種自虐的開始。

在專案管理中,我有個很深的體悟:「把每一個小事情都做好,大事就會自然成形!」雖然每個人都希望能夠做大事,但其實不管是什麼樣的專案,如果沒有把每一件小事兼顧好,當走到後面的時候反而會發現更多問題。

對一個專案來說,能切割的最小片段就是能夠在手邊完成的事情,他不需要一直派工,只需要真的負責的人可以持續的做下去,有許多人都有提到 GTD 的任務管理法,以及艾森豪威爾法則以四象限來區分工作。我嘗試很多次,總是以失敗收場,有一天我下定決心,一次把我的待辦事項全部刪除了,然後重新思考到底怎麼了?為什麼總是會遇到失敗的情境呢?


拖延久了就變成了習慣,自虐就來了

前陣子,看到電視賴佩霞說:「當你知道該做的事情沒有去做,其實內在是產生很大的自虐。」這句話我深深的體驗過,就跟我上述講的一樣,已經放在待辦事項的項目,內心是希望擁有「完成後的愉悅感」,但還沒完成前,其實創造出來是一種時間感,時間久了就會變成拖延感,然後進一步習慣拖延的自己,開始有否定跟自卑的感覺。

在我清空待辦清單前的每一天,我看著怎麼每天都有過期的事項,然後內心浮起:「我要解決?放棄?還是把日期改一天?」或許你會覺得,其實趕快解決就好,但其實內心的意志力已經在思考的時候慢慢被壓垮。這就是我所體驗到的自虐感。


待辦事項是用來「辦」的,不是拿來待的

那時候,我在思考待辦事項到底用意是什麼?待辦事項英文叫做「To Do List」,到底我們應該專注在 To 還是 Do 要著重在我們看到很多需要完成的項目,還是要去把這些項目做完。

過去,我的習慣是把所有要完成的事情放入待辦事項清單之中。也就是著重在「等待 (To)」之上,這是為了確保自己不會忘記有事情要做。但隨著時日累積,待辦事項不斷地暴增,停在「等待處理」的清單越來越長,然後發現好像延後一兩天也是可以,就這樣開始進入了「明日復明日」的循環之中。

後來才發現,待辦事項重點其實不是等待,而是把事情辦完的 Do。從情感面來說,把事情解決能帶來的成就感以及解脫的感覺才是創造快樂的來源。如果只是把事情留在 To 的過程之上,其實還是沒有辦法累積感情面上的愉悅感。而設定待辦事項,就開始設定了一個期待值,希望能透過系統的方式,感受完成後帶來的快樂與成就之愉悅。


待辦事項三要素

要素一:待辦事項是最末節的項目

既然稱為待辦事「項」聽到名字應該就知道,設定的時候應以項目為出發點,既然如此什麼叫做項目呢?以一個專案來說,先以 5W1H 的方式切割出六個要素:「(1) What — 要做什麼;(2) Why — 目的是什麼;(3) Who — 負責人是誰;(4) Where — 在哪邊完成;(5) When — 何時要完成;(6) How — 如何做。」但在設計事項的時候,項目必須要被分割到僅剩 (1) + (5) 兩個要素。

為什麼呢?

我們先回顧一下待辦事項產生的過程〈下圖〉,代辦事項屬於執行項目下在任務設定後更細的「待完成」項目,在代辦項目設定之前 (2)、(3)、(4)、(6) 都應該已經涵蓋在設定代辦事項之前已經完成!因此,真實的待辦應該是明確「要做什麼以及時間點完成」。

要素二:能夠在一天上班時間中被完成的

根據上面所說的,其實待辦事項唯一的目標就是「完成」,所以原則之一就是排除無法完成藉口的出現。記得是不要有產生藉口的機會,因為人總是會低估自己的惰性,請考量生理、心理的狀態,連掙扎的時間都算進去,另外一方面,不要設定一個在一天的工作時間內無法完成的目標,當任務可以跨天執行的時候,其實反而會啟動「明天再做」的機制。

要素三:連同工作時間與完成時間一起設定

得到 App 中劉潤專欄曾經分享時間顆粒的概念,意思是每一個人對於時間利用程度不同,所以對時間單位的定義也不同。以我自己為例,我處理事情很快的人,但有個缺點容易分心,代表如果我持續做一件事情,很容易一不小心岔了出去,反而讓自己誤了一點時間。因此,我設定的時間顆粒為 30 分鐘,每 30 分鐘是我安排處理事情的節點,確保我在一定的時間內能夠專心,而又不會違背我會分心這個個性。

同時,我會配合行事曆一起設定工作時間,將每個顆粒需要做什麼事情都配合寫上去,以確保我有留時間去完成進度,不然反而會回到一開始我說明的,超出預期反而陷入做不完的崩潰情緒,以及推延後的自責感。