做計畫#1:轉化時間管理入口到 Taskade

本來,我以為我是一個不太愛計畫的人。

往往一年的開始我都不會特別想說要做什麼計畫,認真想想,幾次幫自己計畫,最後都是以「未完待續」收場,更加深了自己的自我催眠,認為:「我就是一個不適合計畫的人。」

然而,2022 年特別想要突破自己的舒適圈,換一種方式生活,剛好看到了一篇電腦玩物的一篇文章《2022起始:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例》,讀了兩次之後,深深地有一種認同感,有一種如果有一個系統,能夠讓我開始累積的話,或許就有機會讓生活更有次序。

過去幾個月,我非常熱衷於找尋筆記軟體,但其實內心真的想要的是有次序的管理任務。羅列一些嘗試過的,UpNote、Spaces、FSNotes、Noteplan 3,到落定使用的 Taskade。看到這一篇文章,更能確認自己其實需要的是在任務管理為優先,而更底定了使用 Taskade。

於是,我重新拆解了 Esor 所建立起的系統,雖然他是架設在 Evernote 上面的系統,那如果換到 Taskade 之上的話,能否適用呢?

這一篇文章,是我這兩天的練習與分析後,把 Taskade 架構在時間管理入口的概念之上。

拆解電腦玩物時間管理入口架構

在文章中,Esor 的時間管理入口主要分成了三部分:近期重點、重要行程與臨時處理。各自在會發展出不同的內容,並透過不同的功能去完成該區塊。

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電腦玩物時間管理入口架構

我大致整理了一下,大概就是一分二或一分三的架構,羅列如下層級:

  • 近期重點
    • 目標筆記
    • 專案分類
    • 情境標籤
  • 重要行程
    • 三日重點
    • 行事曆
    • 工作事項
  • 臨時處理
    • 近日修改
    • 便利貼

以新角度看待時間管理入口元素

認真看下去,這個裡面有兩個重要的元素「時間」以及「重要性」。我自己認為,時間是相對比較客觀的,任務需要在那個時間達成,多數會有一點外部壓力;重要性,自己能夠主導的成分比較高,要自己也覺得重要,往下坐下去才能相得益彰。

所以重新依照上列「時間」跟「重要性」元素:

  • 時間:行事曆、近日修改、便利貼
  • 重要性:目標筆記、三日重點、工作事項
  • 功能:專案分類、情境標籤

功能的項目可替代性高,且不一定真的會用到,基本上那是透過習慣的培養,而且會因為不同的工具,有所不同。但屬於系統方法與心法的,在不同的工具上,應該都是可以做到的。

植入 Taskade 時間管理入口

Taskade 是一個完全以「工作事項」為主的任務管理軟體,所有的內容基本上就是一條條的項目,每個項目都可以「被完成」,也面上會顯示一條橫線劃掉。

相較於建立一個時間管理的入口,Taskade 在左邊的工具欄之中,其實已經預設了更步不同的按鈕,分別已經可以汲取出大部分的功能。在個人首頁的左邊工具欄,前四個圖示的功能,已經可以囊括。

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Taskade 內建頁面整合時間管理入口概念

更好的事,任何一個頁面中,都可以按下左上角的圖示,直接叫出快速列,等同於這個時間管理入口的四個功能是常駐的。

整理到這邊,還有兩個尚未關注到的,一個是目標筆記、另外一個是便利貼。

我的解決方式就是成立專案,這一點對於目標筆記來說,是完全沒有疑慮的,既然設定了目標,把目標當作是一個充滿任務事項的專案,這一點 Taskade 是具有相當的優勢。

便利貼,我則是把它放在我的「每日工作主檔」之中,取名為 INBOX 也可叫做收件匣,當作是想法的速寫,每一個想法在當天都歸檔到所需要去的不同專案,或者是 HackMD 的個人知識庫之中。

20220104_time_entry_daily.jpg
每日工作主檔

拉回來看原始的時間管理入口,跟由 Taskade 架構出來的系統比較。

  • 近期重點
    • 目標筆記:直接成立專案管理。
    • 專案分類
    • 情境標籤
  • 重要行程
    • 三日重點:Star
    • 行事曆:Calendar
    • 工作事項:My Tasks
  • 臨時處理
    • 近日修改:Recent
    • 便利貼:在每日工作主檔設置一個區塊。

今天就先跟大家講到這邊,歡迎訂閱,下次見!

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